Software gestión de espacios

Un gestor de espacios es una herramienta clave para optimizar el uso del espacio en las empresas. Permite gestionar oficinas, salas de reuniones, zonas comunes y otros espacios destinados a actividades laborales. Nuestro software te proporciona una visión completa del uso del espacio en tiempo real, permitiendo:

Reserva de Espacios: Permite a los empleados reservar salas de reuniones, puestos de trabajo y otros recursos en tiempo real, optimizando la ocupación y evitando conflictos de programación.

Gestión de Recursos: Integra la gestión de recursos como proyectores, pizarras interactivas, entre otros.

Análisis y Reportes: Ofrece análisis detallados sobre el uso de los espacios, facilitando decisiones sobre necesidades futuras, ajustes de recursos y estrategias de reducción de costes.

Integración con Otros Sistemas: Se integra con calendarios, correo electrónico y otras herramientas, creando un ecosistema de trabajo eficiente.

Ofimood facilita la gestión de espacios y recursos en tu oficina. A través de un sistema de reservas online, tus empleados podrán solicitar la reserva de salas, plazas de parking o puestos de trabajo en pocos minutos desde la app o su ordenador.

Características principales:

• Interfaz intuitiva y accesible.
• Integración con otras herramientas.
• Personalización y escalabilidad.
• Seguridad y privacidad de datos.
• Análisis y reportes en tiempo real.
• Soporte y mantenimiento continuos.

Nuestro software de reserva es perfecto para optimizar diversos aspectos de la gestión empresarial, tales como:

• Trabajo flexible o híbrido: Facilita la organización y gestión de la jornada laboral, asegurando que cada empleado tenga todo lo necesario para un día eficiente de trabajo, ya sea desde casa o en la oficina.


• Procesos de onboarding: Mejora la experiencia del empleado desde su primer día, personalizando su acceso a espacios y recursos.


• Aprovechamiento del espacio y optimización de costes: Ayuda a evitar el desaprovechamiento de áreas y reduce los costes operativos con datos sobre la ocupación.

Sí. Puedes establecer niveles de acceso y prioridad según el rol, departamento o categoría del empleado. Así, los directivos o equipos con necesidades críticas de espacio tienen preferencia en la reserva sin que RRHH tenga que intervenir manualmente en cada conflicto. Se acabaron los correos de "¿quién cogió la sala grande?" y las tensiones entre equipos: las reglas están definidas en el sistema y se aplican de forma automática y transparente para todos.

Sí, nuestro software es completamente personalizable. Puedes adaptar la interfaz de usuario, definir reglas específicas para la reserva de espacios y generar informes a medida según las necesidades de tu empresa.

Implementar un sistema de reservas tiene muchos beneficios para tu empresa, como:

• Decisiones basadas en datos: Con análisis detallados de la ocupación, puedes tomar decisiones más informadas sobre el uso de espacios y recursos.


• Mejora la satisfacción del empleado: Los empleados tienen mayor libertad y control sobre su espacio de trabajo, lo que mejora su experiencia laboral.


• Facilita la gestión del trabajo híbrido: Los empleados pueden reservar su espacio de trabajo según sus necesidades, favoreciendo la flexibilidad.


• Optimiza costes: Puedes maximizar el uso de los recursos, reduciendo los costes operativos.


• Digitaliza tu entorno: Ofrece un entorno de trabajo totalmente digital, accesible desde cualquier dispositivo.

En Ofimood ofrecemos soporte 24 horas, 365 días al año, para garantizar el funcionamiento de la plataforma. Además, contamos con soporte de producto de lunes a viernes, de 8:00 a 18:00 (CEST). Ambos servicios son gratuitos.

¡No! Las demos de nuestro software son completamente gratuitas y se realizan de manera remota. Puedes solicitarlas cuando mejor te convenga, y nuestro equipo estará encantado de guiarte y resolver todas tus dudas.

Sí, con unos pocos clics. Puedes bloquear cualquier sala o espacio para un día concreto, un rango de fechas o de forma recurrente, e indicar el motivo si lo necesitas. Esto evita que los empleados reserven un espacio que no estará disponible y elimina uno de los problemas más frecuentes que gestiona RRHH: la comunicación reactiva cuando una sala queda fuera de servicio de forma inesperada. El calendario se actualiza en tiempo real para todos los usuarios.

Sí. Los empleados pueden crear reservas periódicas (semanales, quincenales, mensuales) en un solo paso, sin tener que repetir el proceso cada vez. Para RRHH esto significa menos solicitudes de soporte y para los equipos, la tranquilidad de tener su espacio asegurado. Además, el sistema permite cancelar una única ocurrencia sin afectar al resto de la serie, lo que da flexibilidad sin generar caos en la planificación.

Sí, y es una de las funcionalidades más valoradas por los equipos de RRHH y Facilities. El software genera informes detallados sobre ocupación real, tasa de uso por sala, franjas de mayor y menor demanda y reservas que no se llegaron a utilizar. Con estos datos puedes tomar decisiones objetivas: reorganizar espacios, reducir costes de mantenimiento en zonas poco usadas o justificar ante dirección la necesidad de ampliar la oferta de salas. Dejas de gestionar por intuición y empiezas a hacerlo con datos.