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Según un estudio de Global Workplace analytics, los trabajadores híbridos de American Express produjeron un 43% más que sus homólogos presenciales, y un 46% de las empresas encuestadas afirman haber reducido la rotación de personal: La flexibilidad retiene talento y aumenta la productividad
“Esta semana termino el estudio de mercado, no quiero distracciones”
Mónica reserva los días con menor aforo
“Hoy estoy de bajón, que pereza ir a la ofi, necesito estar tranquilo”
Rubén hoy reserva un puesto apartado
“Llevo 10 días teletrabajando. ¡quiero ver personas!”
Raquel reserva la semana en la sala compartida

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Ventajas que aumentan la flexibilidad y el confort de tu plantilla

Cesión de reservas

Cuando no los utilizan, tus empleados pueden ceder a otros integrantes sus despachos, aparcamientos o escritorios, para que puedan otros disfrutar de ellos.

Reservas externas

Puedes habilitar la reserva a personas externas a tu organización para necesidades puntuales o periódicas.

Opción de check-in / out

Puedes definir la activación de una reserva mediante checkin y check out. Esto te permite conocer la hora exacta de ocupación y la difrencia entre reserva y ocupación real.

Integración con calendarios

Visualiza las reservas en tus calendarios preferidos, google, outlook, etc, para que sea práctico y sin complicaciones.

Soporte gratuito para siempre

En ofimood contamos con un soporte de funcionamiento 24 horas durante los 365 días del año y un soporte de producto disponible de lunes a viernes en horario de 8am a 18pm (CEST), ambos completamente gratuitos.

Mapeado de espacios sencillo

Sin complicaciones: sube una imagen del plano de tus espacios, marca áreas, ¡y listo!Ya pueden comenzar a reservar espacios
/ Preguntas frecuentes


Respondemos a las preguntas que más escuchamos sobre la reserva de espacios de trabajo para que no te queden dudas. Si prefieres verlo en una demo con un consultor, contacta con nosotrxs ¡Te acompañamos!



Un sistema de gestión de reservas de espacios de trabajo es una plataforma digital que permite a los usuarios reservar y administrar de manera eficiente diferentes tipos de espacios dentro de una oficina o entorno de trabajo compartido. Estos espacios pueden incluir salas de reuniones, oficinas privadas, escritorios de coworking, zonas colaborativas, entre otros.

El objetivo principal de este tipo de software es simplificar el proceso de reserva, optimizar el uso de los recursos disponibles y mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los administradores. A través de este sistema, los usuarios pueden visualizar en tiempo real la disponibilidad de los espacios, realizar reservas con unos pocos clics y recibir notificaciones o recordatorios sobre sus próximas reuniones o uso de espacios.

Beneficios de un sistema de gestión de reservas de espacios de trabajo

  • Optimización del uso de los espacios: Permite una gestión eficiente de los recursos, asegurando que los espacios disponibles se utilicen al máximo, evitando reservas duplicadas o innecesarias.
  • Ahorro de tiempo: Los usuarios pueden reservar un espacio de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de intermediarios o procesos largos.
  • Mejora de la productividad: Al tener acceso a espacios de trabajo adecuados en el momento necesario, los empleados pueden concentrarse en sus tareas sin preocuparse por la logística.
  • Flexibilidad: Ofrece la posibilidad de reservar diferentes tipos de espacios según las necesidades del momento, como una sala para una videoconferencia o un escritorio en una zona tranquila para trabajar de manera individual.
  • Visibilidad y control: Los administradores pueden monitorear en tiempo real cómo se están utilizando los espacios, identificar tendencias de uso y ajustar la asignación de recursos según sea necesario.
  • Automatización: Facilita la gestión de reservas recurrentes, cancelaciones y modificaciones, reduciendo la carga administrativa y los errores humanos.
  • Integración con otros sistemas: Muchos sistemas de gestión de reservas permiten integrarse con herramientas de calendario o correo electrónico, facilitando aún más la planificación y coordinación de reuniones o actividades.


El sistema de gestión de reservas de espacios de trabajo te permite realizar una reserva de manera rápida y sencilla. A continuación, te presentamos una guía paso a paso para que puedas reservar el espacio que necesitas:

Paso 1: Inicia sesión en la plataforma

  • Accede a la plataforma de reservas desde el navegador o la aplicación móvil.
  • Introduce tus credenciales de usuario (nombre de usuario y contraseña) o utiliza un método de autenticación alternativo, como el acceso a través de una cuenta corporativa o redes sociales, si está disponible.

Paso 2: Selecciona el tipo de espacio de trabajo

  • Una vez dentro del sistema, tendrás acceso a un panel de control o tablero de disponibilidad. Aquí podrás ver los diferentes tipos de espacios disponibles, como:
    • Salas de reuniones
    • Oficinas privadas
    • Escritorios en zonas de coworking
    • Áreas colaborativas
  • Haz clic en el tipo de espacio que deseas reservar.

Paso 3: Consulta la disponibilidad en el calendario

  • El sistema te mostrará un calendario interactivo o una vista de horarios. Podrás ver en tiempo real los espacios disponibles y los que ya están reservados.
  • Selecciona la fecha y la hora en la que necesitas el espacio. Algunos sistemas permiten elegir la duración de la reserva.

Paso 4: Ajusta los detalles de la reserva

  • Una vez seleccionada la fecha y hora, tendrás la opción de personalizar tu reserva. Aquí puedes:
    • Indicar el número de asistentes (si estás reservando una sala de reuniones o un espacio colaborativo).
    • Agregar servicios adicionales, como equipo de videoconferencia, proyectores, o catering.
    • Asignar la reserva a un proyecto específico o agregar notas adicionales.

Paso 5: Confirmación de la reserva

  • Verifica todos los detalles de la reserva antes de confirmarla. El sistema suele ofrecer un resumen de la reserva con la siguiente información:
    • Fecha, hora y duración
    • Tipo de espacio
    • Servicios adicionales (si los seleccionaste)
  • Si todo es correcto, haz clic en Confirmar para finalizar el proceso.

Paso 6: Recibe notificaciones de confirmación

  • Tras confirmar la reserva, recibirás una notificación por correo electrónico o dentro de la plataforma con los detalles de tu reserva.
  • Algunas plataformas permiten integrar las reservas con tu calendario personal (Google Calendar, Outlook, etc.), facilitando la gestión de tus eventos.

Paso 7: Recordatorios y gestión de la reserva

  • El sistema te enviará recordatorios previos a la reserva, por lo general el mismo día o unas horas antes, dependiendo de tus preferencias de notificación.
  • Si necesitas modificar o cancelar la reserva, puedes hacerlo fácilmente desde la plataforma, accediendo al historial de reservas y seleccionando la opción correspondiente.

Consejos adicionales

  • Reserva con antelación: Algunos espacios, especialmente salas de reuniones, pueden estar muy solicitados. Reservar con anticipación te asegura disponibilidad.
  • Revisa las políticas de cancelación: Asegúrate de conocer las políticas de cancelación y modificación de reservas, para evitar posibles cargos o problemas.

El sistema de gestión de reservas ofrece una variedad de opciones para adaptarse a diferentes necesidades y situaciones. Cada espacio tiene características específicas y está diseñado para optimizar la productividad y el confort de los usuarios. A continuación, te detallamos los tipos de espacios de trabajo que puedes reservar:

1. Salas de reuniones

Descripción: Estas salas están diseñadas para reuniones formales, presentaciones, conferencias o sesiones de trabajo colaborativo. Suelen estar equipadas con tecnología avanzada como pantallas, proyectores y sistemas de videoconferencia.

Capacidad: Varía según el tamaño de la sala, desde pequeñas para 2-4 personas, hasta grandes para 10 o más.

Usos comunes: Reuniones con clientes, sesiones de lluvia de ideas, conferencias virtuales.

2. Oficinas privadas

Descripción: Estas oficinas están pensadas para quienes necesitan un espacio personal y privado para trabajar en proyectos o reuniones confidenciales. Son ideales para concentrarse sin interrupciones.

Capacidad: Generalmente diseñadas para una o dos personas, dependiendo del tamaño.

Usos comunes: Trabajo individual, reuniones privadas, llamadas importantes.

3. Escritorios de coworking

Descripción: Un escritorio de coworking es una estación de trabajo en un entorno compartido. Se trata de una solución flexible y económica para quienes no necesitan un espacio fijo, pero desean trabajar en un entorno profesional.

Capacidad: Espacios individuales en áreas abiertas compartidas por varios usuarios.

Usos comunes: Freelancers, empleados remotos, emprendedores que buscan flexibilidad.

4. Áreas colaborativas

Descripción: Espacios abiertos y amplios diseñados para fomentar la colaboración entre equipos. Están equipados con mesas grandes, pizarras blancas y áreas de descanso que invitan al trabajo en equipo y la interacción.

Capacidad: Pueden acomodar a grupos pequeños o medianos, dependiendo del diseño.

Usos comunes: Reuniones de equipo, talleres, sesiones de planificación.

5. Salas de formación o capacitación

Descripción: Estas salas están pensadas para impartir cursos, talleres o sesiones de capacitación. Suelen estar equipadas con proyector, equipo de audio y sillas dispuestas de manera que favorecen la enseñanza.

Capacidad: Desde 10 hasta más de 50 personas, dependiendo del espacio.

Usos comunes: Formación de empleados, seminarios, workshops.

6. Salas de videoconferencia

Descripción: Salas específicamente diseñadas para llevar a cabo videoconferencias, con tecnología de alta calidad para garantizar una comunicación clara. Están equipadas con cámaras, micrófonos y pantallas para videollamadas fluidas.

Capacidad: Entre 2 y 8 personas, dependiendo del tamaño.

Usos comunes: Reuniones virtuales, entrevistas a distancia, presentaciones remotas.

7. Espacios de descanso o áreas lounge

Descripción: Zonas cómodas y relajadas diseñadas para pausas, reuniones informales o networking. Suelen estar equipadas con sofás, mesas bajas y a veces incluyen acceso a bebidas o snacks.

Capacidad: Varía, dependiendo del tamaño del espacio.

Usos comunes: Pausas de descanso, reuniones casuales, encuentros sociales entre colegas.

8. Espacios al aire libre

Descripción: Algunas oficinas ofrecen la posibilidad de trabajar en áreas exteriores como jardines o terrazas. Estos espacios son ideales para quienes buscan una alternativa al entorno cerrado.

Capacidad: Varía según el tamaño del espacio.

Usos comunes: Reuniones informales, trabajo individual al aire libre, eventos.

¿Cómo elegir el espacio adecuado?

La elección del espacio dependerá de tus necesidades específicas. Aquí algunos factores a considerar:

  • Número de personas: El tamaño de tu equipo o de los asistentes es clave para seleccionar el espacio adecuado.
  • Tecnología requerida: Si necesitas proyectores, pantallas, sistemas de videoconferencia o acceso a internet rápido, asegúrate de que el espacio lo proporcione.
  • Nivel de privacidad: Si tu trabajo es confidencial o necesitas un entorno sin distracciones, una oficina privada o sala de reuniones será ideal.
  • Tipo de trabajo: Para sesiones colaborativas, áreas abiertas y flexibles pueden fomentar la creatividad y el trabajo en equipo.

Sí, es posible tanto cancelar como modificar una reserva ya realizada mediante el sistema de gestión de reservas. El procedimiento es sencillo y está diseñado para garantizar la flexibilidad en la gestión de los espacios de trabajo. A continuación, te explicamos los pasos detallados para cancelar o modificar tu reserva.

1. Acceso al sistema

  • Inicia sesión en la plataforma utilizando tus credenciales (nombre de usuario y contraseña) o a través de un acceso rápido (por ejemplo, a través de una cuenta corporativa o autenticación social, si está disponible).
  • Una vez dentro, dirígete a tu perfil de usuario o al panel de reservas.

2. Visualiza tus reservas

  • En el menú principal, selecciona la opción "Mis reservas" o "Historial de reservas". Aquí se mostrará una lista con todas las reservas que has realizado, incluyendo las fechas, horas, y tipos de espacios reservados.
  • Identifica la reserva que deseas cancelar o modificar. La plataforma generalmente muestra las reservas en orden cronológico, lo que facilita su localización.

3. Modificar una reserva

  • Si necesitas realizar algún cambio en una reserva (como la fecha, hora o duración), sigue estos pasos:
    • Haz clic en la reserva que deseas modificar.
    • Selecciona la opción "Modificar".
    • El sistema te permitirá ajustar los siguientes aspectos de la reserva:
      • Fecha y hora: Cambia la fecha de la reserva si el espacio está disponible en el nuevo horario.
      • Duración: Modifica el tiempo que ocuparás el espacio, ampliando o reduciendo la duración de la reserva.
      • Servicios adicionales: Si necesitas añadir o eliminar servicios, como el uso de equipo de presentación o catering, esta es la oportunidad para hacerlo.
    • Una vez hechos los cambios, verifica la disponibilidad del espacio y confirma la modificación.

4. Cancelar una reserva

  • Si decides cancelar una reserva, el proceso es igualmente sencillo:
    • Haz clic en la reserva que deseas cancelar.
    • Selecciona la opción "Cancelar".
    • El sistema te pedirá que confirmes la cancelación. Dependiendo de la política de la plataforma, es posible que te soliciten un motivo para la cancelación (aunque no siempre es obligatorio).
    • Tras la confirmación, recibirás una notificación por correo electrónico o en la plataforma confirmando que la reserva ha sido cancelada con éxito.

5. Política de cancelación

  • Es importante tener en cuenta las políticas de cancelación que se aplican en el sistema:
    • Plazo de cancelación: Algunas plataformas permiten cancelar una reserva sin penalización siempre que se haga dentro de un plazo específico (por ejemplo, 24 o 48 horas antes de la hora de la reserva).
    • Penalizaciones: En caso de cancelar fuera del plazo permitido, puede aplicarse una penalización económica o la pérdida de crédito en caso de sistemas basados en bonos.
    • Reservas de última hora: Si realizas una reserva con poca antelación, el sistema puede restringir la opción de cancelarla sin costo.

6. Recibe la confirmación de los cambios

Tanto si has modificado como si has cancelado una reserva, el sistema te enviará una notificación de confirmación por correo electrónico o dentro de la plataforma. Esta notificación incluirá los detalles actualizados de la reserva o confirmación de la cancelación.

Consideraciones adicionales:

  • Cambios de última hora: Si necesitas realizar un cambio urgente y no encuentras disponibilidad, te recomendamos contactar con el administrador o el equipo de soporte del sistema.
  • Reservas recurrentes: Si tu reserva forma parte de una serie de reservas recurrentes, asegúrate de que al modificar o cancelar, se aplique correctamente a todas las reservas afectadas, o solo a la específica que deseas.

Sí, la plataforma de gestión de reservas permite la opción de programar reservas recurrentes o periódicas. Esta función es especialmente útil para aquellos usuarios que necesitan reservar un espacio con regularidad, como reuniones semanales, clases, o actividades periódicas en el mismo espacio de trabajo. A continuación, te explicamos cómo funciona y cómo puedes configurarlo.

1. ¿Qué es una reserva recurrente?

Una reserva recurrente es una reserva que se repite automáticamente en intervalos regulares (diarios, semanales, mensuales, etc.) sin que tengas que realizar el proceso de reserva cada vez. Esta función ahorra tiempo y asegura que siempre tendrás acceso al espacio en las fechas y horas programadas.

2. ¿Cuándo es útil una reserva recurrente?

Las reservas recurrentes son especialmente útiles en los siguientes casos:

  • Reuniones de equipo semanales: Si tu equipo tiene una reunión cada lunes a las 10 a.m., puedes reservar una sala de reuniones de forma recurrente para ese horario.
  • Clases o entrenamientos periódicos: Profesores o capacitadores que imparten clases en intervalos regulares (por ejemplo, dos veces por semana) pueden beneficiarse de esta función.
  • Sesiones de trabajo regulares: Empleados o freelancers que necesitan un escritorio o una oficina en los mismos días de la semana o del mes.

3. Cómo configurar una reserva recurrente

El proceso para configurar una reserva recurrente es sencillo y similar a una reserva única, con la adición de la programación de repeticiones:

  • Paso 1: Inicia sesión en la plataforma y selecciona el tipo de espacio que deseas reservar (sala de reuniones, escritorio, oficina privada, etc.).
  • Paso 2: Selecciona la fecha y hora en que deseas comenzar la serie de reservas recurrentes. Asegúrate de que el espacio esté disponible para ese primer día.
  • Paso 3: Durante el proceso de reserva, selecciona la opción de "Reserva recurrente" o "Programar repeticiones". Aquí podrás definir los siguientes parámetros:
    • Frecuencia: Diariamente, semanalmente, mensualmente o en un intervalo personalizado.
    • Duración: Elige cuánto tiempo durará la reserva en cada ocasión.
    • Día de la semana: Si es semanal, selecciona los días específicos (por ejemplo, lunes y miércoles).
    • Fecha de finalización: Establece una fecha límite para la serie de reservas o permite que continúe indefinidamente.
  • Paso 4: Verifica la disponibilidad del espacio y confirma la reserva.

4. Modificar o cancelar reservas recurrentes

  • Modificar la serie: Si deseas cambiar la hora, fecha o frecuencia de las reservas recurrentes, puedes editar la serie completa o solo una instancia específica.
  • Cancelar la serie: Puedes cancelar todas las futuras reservas recurrentes de una sola vez. Dependiendo de las políticas del sistema, es posible que debas hacerlo con cierta antelación para evitar penalizaciones.

5. Limitaciones y consideraciones de las reservas recurrentes

  • Disponibilidad de espacio: Aunque la primera reserva de la serie esté disponible, las siguientes fechas deben ser verificadas. Si alguna fecha no está disponible, el sistema te notificará.
  • Políticas de cancelación: La cancelación de reservas recurrentes puede estar sujeta a plazos específicos para evitar penalizaciones.
  • Flexibilidad: Algunas plataformas permiten ajustar reservas recurrentes sin afectar a toda la serie.

6. Beneficios de las reservas recurrentes

  • Ahorro de tiempo: No tendrás que repetir el proceso de reserva manualmente cada semana o mes.
  • Seguridad de disponibilidad: Te aseguras de que el espacio estará reservado en las fechas necesarias.
  • Organización: Las reservas recurrentes te ayudan a organizar mejor tu calendario, especialmente si trabajas con múltiples reuniones o sesiones de trabajo regulares.



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