Respondemos a las preguntas que más escuchamos sobre la reserva de espacios de trabajo para que no te queden dudas. Si prefieres verlo en una demo con un consultor, contacta con nosotrxs ¡Te acompañamos!
Un sistema de gestión de reservas de espacios de trabajo es una plataforma digital que permite a los usuarios reservar y administrar de manera eficiente diferentes tipos de espacios dentro de una oficina o entorno de trabajo compartido. Estos espacios pueden incluir salas de reuniones, oficinas privadas, escritorios de coworking, zonas colaborativas, entre otros.
El objetivo principal de este tipo de software es simplificar el proceso de reserva, optimizar el uso de los recursos disponibles y mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los administradores. A través de este sistema, los usuarios pueden visualizar en tiempo real la disponibilidad de los espacios, realizar reservas con unos pocos clics y recibir notificaciones o recordatorios sobre sus próximas reuniones o uso de espacios.
El sistema de gestión de reservas de espacios de trabajo te permite realizar una reserva de manera rápida y sencilla. A continuación, te presentamos una guía paso a paso para que puedas reservar el espacio que necesitas:
El sistema de gestión de reservas ofrece una variedad de opciones para adaptarse a diferentes necesidades y situaciones. Cada espacio tiene características específicas y está diseñado para optimizar la productividad y el confort de los usuarios. A continuación, te detallamos los tipos de espacios de trabajo que puedes reservar:
Descripción: Estas salas están diseñadas para reuniones formales, presentaciones, conferencias o sesiones de trabajo colaborativo. Suelen estar equipadas con tecnología avanzada como pantallas, proyectores y sistemas de videoconferencia.
Capacidad: Varía según el tamaño de la sala, desde pequeñas para 2-4 personas, hasta grandes para 10 o más.
Usos comunes: Reuniones con clientes, sesiones de lluvia de ideas, conferencias virtuales.
Descripción: Estas oficinas están pensadas para quienes necesitan un espacio personal y privado para trabajar en proyectos o reuniones confidenciales. Son ideales para concentrarse sin interrupciones.
Capacidad: Generalmente diseñadas para una o dos personas, dependiendo del tamaño.
Usos comunes: Trabajo individual, reuniones privadas, llamadas importantes.
Descripción: Un escritorio de coworking es una estación de trabajo en un entorno compartido. Se trata de una solución flexible y económica para quienes no necesitan un espacio fijo, pero desean trabajar en un entorno profesional.
Capacidad: Espacios individuales en áreas abiertas compartidas por varios usuarios.
Usos comunes: Freelancers, empleados remotos, emprendedores que buscan flexibilidad.
Descripción: Espacios abiertos y amplios diseñados para fomentar la colaboración entre equipos. Están equipados con mesas grandes, pizarras blancas y áreas de descanso que invitan al trabajo en equipo y la interacción.
Capacidad: Pueden acomodar a grupos pequeños o medianos, dependiendo del diseño.
Usos comunes: Reuniones de equipo, talleres, sesiones de planificación.
Descripción: Estas salas están pensadas para impartir cursos, talleres o sesiones de capacitación. Suelen estar equipadas con proyector, equipo de audio y sillas dispuestas de manera que favorecen la enseñanza.
Capacidad: Desde 10 hasta más de 50 personas, dependiendo del espacio.
Usos comunes: Formación de empleados, seminarios, workshops.
Descripción: Salas específicamente diseñadas para llevar a cabo videoconferencias, con tecnología de alta calidad para garantizar una comunicación clara. Están equipadas con cámaras, micrófonos y pantallas para videollamadas fluidas.
Capacidad: Entre 2 y 8 personas, dependiendo del tamaño.
Usos comunes: Reuniones virtuales, entrevistas a distancia, presentaciones remotas.
Descripción: Zonas cómodas y relajadas diseñadas para pausas, reuniones informales o networking. Suelen estar equipadas con sofás, mesas bajas y a veces incluyen acceso a bebidas o snacks.
Capacidad: Varía, dependiendo del tamaño del espacio.
Usos comunes: Pausas de descanso, reuniones casuales, encuentros sociales entre colegas.
Descripción: Algunas oficinas ofrecen la posibilidad de trabajar en áreas exteriores como jardines o terrazas. Estos espacios son ideales para quienes buscan una alternativa al entorno cerrado.
Capacidad: Varía según el tamaño del espacio.
Usos comunes: Reuniones informales, trabajo individual al aire libre, eventos.
La elección del espacio dependerá de tus necesidades específicas. Aquí algunos factores a considerar:
Sí, es posible tanto cancelar como modificar una reserva ya realizada mediante el sistema de gestión de reservas. El procedimiento es sencillo y está diseñado para garantizar la flexibilidad en la gestión de los espacios de trabajo. A continuación, te explicamos los pasos detallados para cancelar o modificar tu reserva.
Tanto si has modificado como si has cancelado una reserva, el sistema te enviará una notificación de confirmación por correo electrónico o dentro de la plataforma. Esta notificación incluirá los detalles actualizados de la reserva o confirmación de la cancelación.
Sí, la plataforma de gestión de reservas permite la opción de programar reservas recurrentes o periódicas. Esta función es especialmente útil para aquellos usuarios que necesitan reservar un espacio con regularidad, como reuniones semanales, clases, o actividades periódicas en el mismo espacio de trabajo. A continuación, te explicamos cómo funciona y cómo puedes configurarlo.
Una reserva recurrente es una reserva que se repite automáticamente en intervalos regulares (diarios, semanales, mensuales, etc.) sin que tengas que realizar el proceso de reserva cada vez. Esta función ahorra tiempo y asegura que siempre tendrás acceso al espacio en las fechas y horas programadas.
Las reservas recurrentes son especialmente útiles en los siguientes casos:
El proceso para configurar una reserva recurrente es sencillo y similar a una reserva única, con la adición de la programación de repeticiones: