Gestión de espacios de trabajo
Puestos, salas, parking y mucho más en una sola app: tu equipo reserva desde el móvil y tú ves la ocupación, el uso real y los datos de toda la oficina en un solo lugar.
Tu oficina bajo control
Reserva de puestos, salas, parking, taquillas y más desde una sola plataforma, con ocupación en tiempo real y datos para decidir. Tu oficina funciona sola y tu equipo llega sabiendo que tiene sitio.
¿Qué es el workplace management? Es la gestión y optimización del entorno físico de trabajo de una empresa: sus puestos, salas, plazas de parking y demás recursos compartidos. Su objetivo es que los espacios se aprovechen al máximo y que trabajar en ellos sea fácil, seguro y agradable para el equipo.
¿Qué hace un software de workplace management? Digitaliza esa gestión: el equipo reserva los espacios desde el móvil, la empresa ve la ocupación en tiempo real sobre el plano de la oficina y los datos de uso revelan dónde sobran metros, dónde faltan recursos y cuánto se puede ahorrar.
Una sola app para toda la oficina
Cada persona ve sus reservas del día y añade las que necesita desde el móvil o el navegador, con disponibilidad en tiempo real.
Las reservas se visualizan en Google Calendar, Outlook y Office 365, y el acceso funciona con las credenciales corporativas de siempre.
La reserva se activa al llegar y se libera al salir. Así distingues lo reservado de lo realmente ocupado y ningún recurso queda bloqueado.
Mapa dinámico de la oficina
Sube una imagen del plano, marca las áreas y listo: el equipo ya puede reservar visualmente. Sin proyectos de implantación eternos.
Cada recurso aparece como libre, reservado u ocupado al instante, con control de aforo por zonas para cumplir la normativa sin esfuerzo.
Gestiona los espacios de trabajo de todas tus oficinas, con reglas y disponibilidad propias de cada sede y visión global para RRHH.
¿Quieres ver cómo quedaría con el plano de tu oficina?
Pensado para RRHH y office managers
Cuando la oficina se gestiona con hojas de cálculo y correos, la fricción la paga el equipo y la carga administrativa, RRHH. Esto es lo que dejas atrás.
La reserva previa elimina la incertidumbre: cada persona sabe que tiene puesto, sala o plaza antes de salir de casa.
Las reservas que no se activan con el check-in se liberan o se ceden. Ningún puesto, sala o plaza se queda vacío mientras alguien lo busca.
Cada equipo ve quién va a la oficina y cuándo, y reserva puestos juntos. Los días presenciales vuelven a tener sentido.
Sabes qué espacios se usan de verdad y cuáles no. Dimensionas metros, plazas y salas con cifras, no por intuición.
Controlas el acceso por zonas y el aforo en tiempo real, con la trazabilidad que piden las normativas de seguridad y salud.
Con datos de uso real decides cuánto espacio necesitas, integras domótica para luz y clima por presencia, y reduces costes de infraestructura.
Un workplace, todos los módulos
El workplace management de Ofimood se amolda a tu oficina: activa los módulos que necesitas hoy y suma los demás cuando toque, siempre dentro de tu tarifa.
Escritorios fijos y flexibles sobre el plano, para oficinas híbridas que aprovechan cada mesa.
Ver módulo >Salas con equipamiento, invitados externos y reuniones que empiezan a su hora.
Ver módulo >Plazas fijas y flexibles, cesión entre compañeros y aparcamiento para visitas.
Ver módulo >Asignación y reserva de taquillas por persona, equipo o turno, sin llaves perdidas.
Ver módulo >Turnos y aforo del gimnasio corporativo, para que el bienestar también se organice solo.
Ver módulo >Reserva de la flota de coches compartidos de tu empresa, con reglas y trazabilidad.
Ver módulo >Cuéntanos cómo es tu oficina y te mostramos tu escenario.
Dashboards y analítica del workplace
Paneles claros con el uso de puestos, salas y parking. La capa de IA resume tendencias y señala lo que pasaría desapercibido.
La diferencia entre lo reservado y lo usado revela los recursos que se bloquean sin necesidad, para recuperarlos.
Exporta históricos de aforo y ocupación para decidir con datos cuántos metros, plazas o salas necesitas de verdad.
Te enseñamos los dashboards con los espacios de tu empresa.
Tú pones las reglas
Decide quién ve y reserva cada recurso: por persona, equipo, responsable o sede. Cada usuario accede solo a lo que le corresponde.
Configura ventanas de reserva, duraciones máximas, cesiones y aprobaciones tal y como funciona tu empresa, sin tocar código.
Integra la automatización de luz y climatización por presencia y aforos: los espacios consumen cuando se usan, no cuando están vacíos.
Experiencia del empleado
Despachos, puestos o plazas que no se van a usar se ceden a otra persona en un toque. El recurso nunca se desaprovecha.
Invita a clientes y visitas a una sala con su plaza de parking prevista, o habilita reservas a personas externas para necesidades puntuales.
Confirmaciones y recordatorios automáticos de cada reserva. Cuando llegar a la oficina deja de ser una incógnita, el mood del equipo se nota.
Cuando escribes, al otro lado hay alguien que recuerda cómo tienes configurado tu sistema. No bots. No scripts ni FAQ genéricas. Atención real con conocimiento real.
En marcha en menos de una semana. Sin instalaciones, sin proyectos largos. Tu equipo estará operativo en días, con acompañamiento de un consultor dedicado desde el primer momento.
Automatiza tareas repetitivas, anticipa conflictos de planificación y recibe sugerencias inteligentes. Menos tiempo en la operativa, más tiempo en lo que importa.
El precio que corresponde
Si a un HCM grande le quitas los inversores que necesitan su rentabilidad, el equipo de marketing de trescientas personas, las oficinas en cuarenta países y el stand en el HR Congress… te queda exactamente el mismo software.
El nuestro. Al precio que corresponde.
No pagamos dividendos a fondos de inversión.
Por eso tú no pagas de más.
Resolvemos tus dudas
Respondemos lo que más nos preguntan responsables de RRHH y office managers. ¿Prefieres verlo en una demo con un consultor? Te acompañamos.
El workplace management (gestión del lugar de trabajo) es la administración y optimización del entorno físico y los recursos de una empresa: puestos, salas de reuniones, parking, taquillas y demás espacios compartidos. Abarca el diseño y la distribución de los espacios, la gestión de reservas y aforos, la seguridad y la eficiencia energética.
Su objetivo es doble: que los espacios se aprovechen al máximo, reduciendo costes de infraestructura, y que trabajar en ellos sea cómodo y sencillo, mejorando la productividad y el bienestar del equipo.
Un software de workplace management digitaliza la gestión de los espacios de trabajo: el equipo reserva puestos, salas, plazas de parking y otros recursos desde el móvil sobre el plano de la oficina, con disponibilidad en tiempo real, check-in por QR y reglas de acceso configurables.
Para la empresa, centraliza toda la operativa en un panel: ocupación y aforos en tiempo real, informes de uso, cesión de recursos y automatizaciones como la liberación de reservas sin check-in o la domótica por presencia.
Porque el entorno de trabajo influye directamente en el clima laboral. Un espacio bien gestionado reduce fricciones del día a día (buscar sitio, salas dobladas, plazas bloqueadas), apoya el trabajo híbrido y flexible, y transmite al equipo que la empresa cuida su experiencia. Eso se traduce en más satisfacción, menos rotación y mayor capacidad de atraer talento.
Además, libera a RRHH y office managers de la gestión manual: las reservas, los aforos y las incidencias se resuelven solas, y el tiempo se dedica a las personas, no a las hojas de cálculo.
Con Ofimood puedes gestionar la reserva de puestos de trabajo y escritorios, salas de reuniones, plazas de parking, taquillas, gimnasio de empresa, turnos de comedor y flota de carsharing corporativo, además de recursos propios que definas (equipos, material, despachos).
Activas solo los módulos que necesitas y añades los demás cuando toque: todos comparten el mismo plano de la oficina, la misma app y el mismo panel de administración.
La IA de Ofimood trabaja detrás, no delante: analiza la ocupación y el uso real de los espacios, resume tendencias, anticipa picos de demanda y sugiere mejoras concretas, como liberar automáticamente reservas sin check-in o redistribuir zonas infrautilizadas.
Tú decides qué aplicar. El resultado es una oficina que se ajusta sola a cómo trabaja tu equipo, con menos gestión manual y datos más fiables para dirección.
El facility management se centra en el mantenimiento del edificio y sus instalaciones: limpieza, reparaciones, suministros, seguridad física. El workplace management se centra en cómo las personas usan el espacio: reservas, ocupación, flexibilidad, experiencia del empleado.
Se complementan: los datos de ocupación del workplace management ayudan al facility management a dimensionar servicios y consumos, y ambos contribuyen a que la oficina funcione mejor y cueste menos.
Sí. Las reservas se visualizan en tus calendarios habituales (Google Calendar, Outlook y Office 365) para que la gestión sea práctica y sin complicaciones, y las invitaciones a salas llegan a asistentes internos y externos.
También admite Single Sign-On con Azure, Directorio Activo de Windows y Google, de modo que el equipo accede con sus credenciales corporativas de siempre y cohabita con tu infraestructura tecnológica.
La puesta en marcha es sencilla: subes el plano de tus espacios, marcas las áreas, defines las reglas de reserva y el equipo empieza a reservar desde el móvil. Las demos con nuestro equipo son gratuitas y en remoto, tantas como necesites antes de decidir.
El soporte de funcionamiento de la plataforma está disponible 24 horas los 365 días del año, y el soporte de producto de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 (CEST). Ambos son gratuitos, y todas las mejoras se incluyen en tu tarifa, sin módulos que se cobren aparte.
6 meses para probarlo.
Sin prisa.
Con tus datos reales. La prueba habla por nosotros.
