La gestión de gastos de tu empresa y empleados más fácil, más segura y más cómoda. Recibe notificaciones de los nuevos gastos y aprueba o deniega al instante.
Un único lugar donde RRHH, managers y empleados tienen la visibilidad que necesitan, sin hojas de cálculo ni correos intermedios.
Con el software de control de gastos de Ofimood, puedes encontrar fácilmente todos los gastos de tu empresa sin perder horas buscando entre plantillas, cajones o plantillas de Excel.
Olvídate de los tickets de gastos que se pierden e incluye las facturas directamente a tu gestor de gastos haciendo una foto desde la app móvil o importando el archivo desde el ordenador.
Tus empleados solo necesitan un segundo y la cámara de su móvil para añadir el gasto, ¡Ofimood se encarga de todo lo demás! Escanea el ticket, reconoce el texto y rellena los campos de información de la solicitud de pago. En cambio, tú solo tienes que esperar a recibir la notificación, visualizar la información o requerir más, y aprobar o rechazar en el momento.
En la gestión de gastos puedes asignar responsables de validación a cada empleado, así tendrás un mejor control de tus equipos.
Para conseguir un mejor control de los gastos de tu empresa, puedes generar informes filtrando la información por las categorías que necesites, o incluso descargar reportes por empleado.
Te ayudará a dar visibilidad a los gastos, analizar qué está pasando y basar la toma de decisiones.
Las notas de gastos manuales generan fricciones en todas las direcciones. La digitalización sin inteligencia no resuelve el fondo: el volumen, la validación y el cumplimiento de política.
El correo se convierte en un cajón de reclamaciones. Sin visibilidad, sin trazabilidad, sin control del presupuesto real hasta que es tarde.
Un empleado que espera cuatro semanas su reembolso no olvida esa experiencia. La fricción administrativa afecta la percepción del employer brand.
Duplicados, importes inflados, categorías incorrectas. Sin un sistema que cruce datos automáticamente, el control es una ilusión difícil de sostener.
Las hojas de gasto en Excel consolidan tarde y mal. Cuando el dato llega a dirección, ya es historia. La analítica de gastos necesita ser en tiempo real.
“Antes, el cierre mensual de gastos nos llevaba tres días de trabajo de RRHH y finanzas conjuntamente. Ahora lo hacemos en menos de una mañana. Los managers aprueban desde el móvil, los empleados ven el estado de su solicitud en tiempo real y nosotros tenemos el dashboard actualizado al instante. Un gran cambio, me cuesta recordar cómo lo hacíamos antes.”
El primer paso para controlar los gastos es tener visibilidad total y políticas que se cumplen solas, sin que RRHH tenga que perseguir a nadie.
El primer paso para controlar los gastos es establecer un presupuesto claro y realista. Lo defines una vez, el sistema lo vigila siempre.
Facilita el proceso de aprobación mediante políticas que el sistema verifica en tiempo real antes de que llegue ninguna solicitud al responsable.
Genera reportes filtrando por las categorías que necesites. Los datos llegan a dirección cuando son útiles, no cuando ya es demasiado tarde.
Ahorra tiempo en la aprobación y gestión de gastos. Permite a tus empleados imputar y solicitar el pago de sus gastos desde cualquier lugar.
El empleado fotografía el ticket y en segundos la solicitud está en camino. Sin formularios interminables ni correos al departamento.
¡Rellenamos los datos por ti! OCR asistido por IA que extrae importe, fecha, proveedor y concepto sin que el empleado teclee nada.
¿Tienes gastos pendientes de aprobación? ¡Compúebalo en un segundo! Alertas en tiempo real para que nada se quede sin revisar.
Cuando el dato llega a tiempo, las decisiones son mejores.
Un dashboard que actualiza en tiempo real el estado de todas las notas de gasto, el gasto por categoría, departamento o empleado. Con un layer de IA que anticipa problemas antes de que ocurran.
Visión consolidada por empresa, departamento, centro de coste o empleado. Sin esperar el cierre de mes.
El sistema analiza el ritmo de gasto y alerta cuando una categoría va a agotar su presupuesto antes de lo previsto.
Los datos de gasto aprobados fluyen directamente al ciclo de pago sin reintroducción manual.
Desde el ticket de taxi hasta la factura de hotel. Todos los gastos laborales que genera tu equipo, centralizados y controlados en una sola plataforma.
Vuelos, trenes, alquiler de vehículo y desplazamientos en coche propio. Imputación por proyecto o cliente.
Facturas de hotel con validación automática de límites por política y verificación de duplicados.
Tickets de metro, taxi o Uber integrados directamente desde la app. Sin papel, sin esperas.
Cálculo automático del reembolso por kilómetro según las tablas AEAT vigentes o la política interna de la empresa.
Tickets de restaurante con validación de importe máximo por dieta, tipo de comida y número de comensales.
Comidas de representación con clientes, imputables a cuenta o proyecto para facilitar la contabilidad analítica.
Compras de papelería, equipamiento o material técnico con categorización automática por departamento.
Gastos recurrentes de herramientas digitales con control de duplicados y alertas de renovación automática.
Inscripciones a cursos, congresos o ferias imputables al plan de formación y deducibles fiscalmente.
Gestión de anticipos a empleados con control del saldo pendiente y regularización automática al liquidar.
Visión centralizada de todos los reembolsos pendientes, con estado en tiempo real para RRHH, finanzas y el propio empleado.
Un control eficaz de gastos no solo reduce el tiempo administrativo, sino que transforma la manera en que la empresa toma decisiones financieras y cumple con sus obligaciones.
Monitoriza y regula en tiempo real cómo y en qué se gasta. Evita gastos superfluos y asegura que los recursos se usan donde más aportan.
Garantiza que todas las operaciones cumplen las normativas legales y fiscales aplicables, reduciendo el riesgo de sanciones o daños reputacionales.
Identifica áreas donde es posible reducir gasto sin comprometer la calidad, gracias a datos precisos y análisis comparativo por periodo.
Con historial detallado y proyecciones IA, RRHH y finanzas planifican mejor las necesidades futuras y establecen presupuestos más realistas.
Datos actualizados al instante permiten a los líderes actuar con información real, no con cifras del mes pasado.
Mantener los gastos bajo control y con visibilidad total equipa a la empresa para crecer de forma sostenida y sin sorpresas financieras.
El software de gestión de gastos de Ofimood automatiza cada paso del proceso para que ni el empleado ni RRHH tengan que intervenir manualmente salvo cuando es estrictamente necesario.
Los empleados fotografían el ticket desde el móvil. OCR con IA extrae importe, fecha, proveedor y concepto, eliminando la entrada manual y los errores de transcripción.
Cada gasto se categoriza según las políticas de la empresa definidas previamente, facilitando el análisis y la auditoría sin intervención humana.
Los datos se sincronizan automáticamente con los principales ERPs y sistemas de nómina, cerrando el ciclo financiero sin doble entrada de datos.
Los gastos se redirigen automáticamente al responsable asignado según importe, categoría o departamento. Aprueba o rechaza desde el móvil en un toque.
El dashboard se actualiza en tiempo real. Los informes se generan bajo demanda sin esperar al cierre de mes ni depender del equipo de finanzas.
No hay un perfil único. Empresas de todos los sectores y tamaños encuentran en la digitalización del control de gastos uno de sus mayores ahorros operativos.
Comerciales que viajan, se reúnen con clientes y generan gastos diarios de transporte, dietas y alojamiento. El volumen y la urgencia hacen imprescindible la automatización.
Demasiado grandes para gestionar gastos por correo o Excel, demasiado medianas para soluciones de gran empresa. El punto de dolor es la escala: muchos empleados, sin proceso claro.
Plantillas descentralizadas con múltiples centros de trabajo. Sin un sistema centralizado, la consolidación de gastos se convierte en un caos mensual.
Equipos con gastos de formación, suscripciones, herramientas y eventos. La imputación por proyecto y cliente es crítica para la rentabilidad y la facturación.
Sectores regulados o cotizadas que necesitan trazabilidad total, evidencias digitales de cada gasto y capacidad de exportar informes de cumplimiento en minutos.
Si al cierre mensual todavía faltan gastos por imputar, hay reembolsos pendientes o los datos no cuadran con contabilidad, el software resuelve exactamente ese dolor.
Cuando escribes, al otro lado hay alguien que recuerda cómo tienes configurado tu sistema. No bots. No scripts ni FAQ genéricas. Atención real con conocimiento real.
En marcha en menos de una semana. Sin instalaciones, sin proyectos largos. Tu equipo estará operativo en días, con acompañamiento de un consultor dedicado desde el primer momento.
Automatiza tareas repetitivas, anticipa conflictos de planificación y recibe sugerencias inteligentes. Menos tiempo en la operativa, más tiempo en lo que importa.
El precio que corresponde
Si a un HCM grande le quitas los inversores que necesitan su rentabilidad, el equipo de marketing de trescientas personas, las oficinas en cuarenta países y el stand en el HR Congress… te queda exactamente el mismo software.
El nuestro. Al precio que corresponde.
No pagamos dividendos a fondos de inversión.
Por eso tú no pagas de más.
Respondemos a las preguntas que más escuchamos sobre el gestor de gastos para que no te queden dudas. Si prefieres verlo en una demo con un consultor, contacta con nosotrxs ¡Te acompañamos!
La gestión de gastos es el proceso mediante el cual una empresa organiza, controla y optimiza los gastos en los que incurre durante sus operaciones. Esta práctica incluye la identificación, el seguimiento y la comunicación de todos los gastos asociados a la actividad empresarial, desde viáticos y suministros hasta servicios y equipos.
El objetivo principal de la gestión de gastos es asegurar que cada gasto se realice de manera justificada, se registre adecuadamente y se ajuste a las políticas financieras de la empresa.
La implementación de un sistema efectivo de gestión de gastos no solo ayuda a reducir costes y evitar gastos innecesarios, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas en la gestión financiera de la empresa.
Define políticas claras y detalladas sobre qué se puede gastar y qué no, y quién tiene autorización para hacerlo.
Utiliza software especializado en la gestión de gastos para automatizar el proceso de registro, seguimiento y aprobación de gastos.
Un layer de IA sobre la gestión de gastos permite detectar anomalías, duplicados y desviaciones de política en tiempo real, antes de que lleguen a ningún responsable.
Diseña un proceso de aprobación donde los gastos significativos deben ser revisados y aprobados por múltiples niveles de gestión.
Asegúrate de que el sistema de gestión de gastos esté integrado con contabilidad, nómina y recursos humanos para una visión integral.
Sí. Desde la app móvil el empleado fotografía el ticket y el sistema lo adjunta automáticamente a la solicitud. También es posible importar archivos PDF o imágenes desde el ordenador. Todos los documentos quedan almacenados y son auditables en cualquier momento sin necesidad de conservar el papel original.
Sí. Al imputar un gasto el empleado puede asociarlo a un proyecto, un departamento o un centro de coste. Los responsables y el área de finanzas disponen de informes filtrados por estas dimensiones, lo que facilita enormemente la contabilidad analítica y el seguimiento de rentabilidad por proyecto o cliente.
Sí. El módulo incluye un dashboard en tiempo real con todas las métricas clave y la posibilidad de exportar informes por empleado, equipo, categoría, período o centro de coste. Los formatos de exportación son compatibles con los principales ERPs y herramientas de contabilidad, sin necesidad de reformatear manualmente los datos.
Excel es una herramienta manual, propensa a errores humanos y sin capacidad para automatizar flujos de aprobación ni alertar de desviaciones en tiempo real. Un software de control de gastos como Ofimood captura los datos automáticamente vía OCR, aplica las políticas de la empresa en tiempo real, detecta duplicados con IA, y exporta directamente a contabilidad sin reintroducción de datos. El ahorro de tiempo es radical: de días a horas.
Sí. Puedes configurar flujos de aprobación por importe, categoría, departamento o empleado. Cada gasto es redirigido automáticamente al responsable asignado, que aprueba o rechaza desde su móvil o escritorio. También es posible configurar aprobaciones multinivel para gastos que superen determinados importes o necesiten validación adicional.
Sí. Ofimood dispone de integraciones con los principales sistemas de nómina, ERP y contabilidad. Los datos de gastos aprobados se sincronizan automáticamente, eliminando la doble entrada y los errores de transcripción. Si utilizas un sistema personalizado, nuestro equipo técnico puede evaluar la integración vía API.
La IA analiza patrones de gasto, detecta anomalías y duplicados, sugiere categorías automáticamente a partir de los tickets escaneados y genera alertas preventivas cuando se aproximan los límites de política. Esto reduce drásticamente el tiempo de revisión manual y permite a RRHH y finanzas centrarse en las excepciones, no en la rutina.
Sí. El módulo de gestión de gastos de Ofimood se conecta con los principales sistemas de nómina y ERP. Los reembolsos aprobados se trasladan directamente al ciclo de pago sin introducción manual de datos, cerrando el ciclo de forma completamente automatizada.
Sin permanencia. Sin letra pequeña. Con el soporte de un equipo que conoce tu empresa.
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